KALENDER · BESTÄTIGUNG · ERINNERUNG
Online-Terminbuchung, die ohne Ihr Zutun läuft
Termine entstehen selten dann, wenn jemand am Telefon sitzt. Mit Online-Terminbuchung über Anruf, WhatsApp und Website buchen Kunden selbst — der Kalender wird in Echtzeit geprüft, Bestätigung und Erinnerung laufen automatisch.
Warum Terminvergabe so viel Zeit frisst
Terminvergabe blockiert das Telefon
Jede Buchung kostet mehrere Minuten Gespräch — Zeit, die für Kunden vor Ort fehlt.
Buchungswünsche kommen nach Feierabend
Wer abends einen Termin machen will, findet oft nur eine Mailbox oder ein Kontaktformular vor.
Doppelbuchungen und Lücken
Wenn mehrere Personen Termine eintragen, entstehen Überschneidungen — oder der Kalender bleibt unnötig leer.
Nicht erschienene Termine
Ohne Erinnerung erscheint ein Teil der Kunden nicht. Jeder Ausfall ist ein verlorener Slot, der nicht nachbesetzt wurde.
So funktioniert die Terminbuchung
Gebucht wird dort, wo der Kunde gerade ist — nicht nur auf einer Buchungsseite.
- 1
Buchen auf jedem Kanal
Am Telefon über den KI-Assistenten, im WhatsApp-Chat oder direkt auf der Website. Überall derselbe Kalenderstand.
- 2
Echtzeit-Abgleich
Freie Zeiten werden live geprüft, bevor ein Termin angeboten wird — inklusive Puffer, Ressourcen und Zuständigkeit.
- 3
Bestätigung sofort
Der Kunde erhält die Bestätigung direkt auf dem Kanal, über den er gebucht hat.
- 4
Erinnerung vor dem Termin
Automatische Erinnerung per WhatsApp oder SMS, mit einfacher Möglichkeit zu verschieben statt einfach nicht zu erscheinen.
Wichtig zu wissen
- Kalender-Anbindung unter anderem an Google Calendar, Microsoft Outlook und Cal.com.
- Regeln bestimmen Sie: Vorlaufzeit, Pufferzeiten, welche Terminarten online buchbar sind und welche nicht.
- Terminbestätigungen und Erinnerungen sind Servicenachrichten zum laufenden Vorgang, keine Werbung.
- DSGVO: Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting, externer Datenschutzbeauftragter.
„Unsere internen Abläufe waren komplett durcheinander. Heute ist alles digitalisiert — von der Patientenkommunikation über die interne Zeiterfassung bis zur Urlaubsplanung. Das hat unser Team spürbar entlastet.“
Häufige Fragen zur Online-Terminbuchung
Welche Kalender lassen sich anbinden?
Unter anderem Google Calendar, Microsoft Outlook und Cal.com. Bei Branchensoftware prüfen wir die Schnittstelle im Einzelfall.
Können wir bestimmte Termine von der Online-Buchung ausnehmen?
Ja. Sie legen fest, welche Terminarten online buchbar sind, wie viel Vorlauf nötig ist und welche Fälle immer über Ihr Team laufen.
Was passiert bei Absagen?
Der Slot wird automatisch wieder freigegeben. Auf Wunsch informieren wir Kontakte, die auf einen früheren Termin warten.
Reduziert das wirklich Terminausfälle?
Erinnerungen senken erfahrungsgemäß die Zahl der Nichterscheinenden, weil Verschieben leichter ist als Absagen. Eine feste Quote versprechen wir nicht — das hängt stark von Branche und Kundschaft ab.
Können auch mehrere Standorte oder Mitarbeiter abgebildet werden?
Ja. Termine lassen sich Ressourcen, Räumen oder einzelnen Personen zuordnen, inklusive unterschiedlicher Öffnungszeiten.
Funktioniert das mehrsprachig?
Ja, die Buchung läuft in der Sprache des Kunden — über 20 Sprachen werden unterstützt.
Den Kalender ohne Telefonarbeit füllen
Im kostenlosen Strategiegespräch schauen wir uns Ihre Terminarten an und zeigen, was sich sinnvoll online buchen lässt.
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