VOICE AGENT · 24/7 ERREICHBAR
Ein KI-Telefonassistent, der jeden Anruf annimmt
Jeder unbeantwortete Anruf ist ein Kunde, der die nächste Nummer wählt. Ein KI-Telefonassistent — auch Voice Agent genannt — nimmt ab, versteht das Anliegen, beantwortet Fragen und bucht Termine direkt in Ihren Kalender. Rund um die Uhr, in über 20 Sprachen.
Was ein verpasster Anruf wirklich kostet
Die Mailbox ist eine Sackgasse
Ein großer Teil der Anrufer hinterlässt keine Nachricht. Sie rufen einfach beim nächsten Anbieter an — und der bekommt den Auftrag.
Stoßzeiten kollidieren mit dem Tagesgeschäft
Wenn morgens alle gleichzeitig anrufen, ist besetzt. Genau dann, wenn Ihr Team ohnehin am Limit arbeitet.
Abends und am Wochenende erreicht Sie niemand
Ein großer Teil der Anfragen entsteht außerhalb der Öffnungszeiten. Bis Montag ist die Entscheidung meist gefallen.
Telefondienste kosten viel und wissen wenig
Ein externer Telefonservice nimmt Nachrichten auf, kann aber weder Ihren Kalender einsehen noch fachlich antworten.
So arbeitet Ihr KI-Telefonassistent
Der Voice Agent bekommt eine eigene Rufnummer oder übernimmt Ihre bestehende — wahlweise erst nach mehreren Klingeltönen, wenn niemand abnimmt.
- 1
Er nimmt ab — beim ersten Klingeln
Natürliche Stimme, echtes Sprachverständnis. Kein Tastenmenü, keine Warteschleife, keine Ansage zum Aufsprechen.
- 2
Er versteht das Anliegen
Neukunde oder Bestandskunde, dringend oder Routine, Terminwunsch oder Rückfrage — der Assistent erkennt den Fall und reagiert passend.
- 3
Er beantwortet, was er wissen darf
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Preise, Zuständigkeiten: alles aus der Wissensdatenbank, die Sie vorgeben. Was er nicht weiß, erfindet er nicht.
- 4
Er bucht den Termin
Kalenderabgleich in Echtzeit, Termin eingetragen, Bestätigung und Erinnerung automatisch per SMS oder WhatsApp.
- 5
Er übergibt sauber
Dringende oder komplexe Fälle leitet er weiter oder legt sie mit Transkript und Rückrufwunsch in Ihrem System ab.
Wichtig zu wissen
- Rund um die Uhr erreichbar — auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
- Über 20 Sprachen: der Assistent antwortet in der Sprache des Anrufers.
- Transparenzpflicht nach EU-KI-Verordnung: Anrufer erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen.
- DSGVO: Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Hosting, externer Datenschutzbeauftragter. Gesprächsaufzeichnungen nur mit sauberer Rechtsgrundlage.
- Nicht geeignet für Notrufe oder zeitkritische Gefahrenmeldungen — dafür braucht es einen menschlichen Bereitschaftsdienst.
„Unsere internen Abläufe waren komplett durcheinander. Heute ist alles digitalisiert — von der Patientenkommunikation über die interne Zeiterfassung bis zur Urlaubsplanung. Das hat unser Team spürbar entlastet.“
Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Die Stimme klingt natürlich, aber wir verschleiern nichts: Die EU-KI-Verordnung verlangt, dass Gesprächspartner über den Einsatz eines KI-Systems informiert werden. Das ist fest eingebaut und lässt sich nicht abschalten.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Das hängt vom Anrufvolumen, der Anzahl der Rufnummern und den angebundenen Systemen ab. Im kostenlosen Strategiegespräch rechnen wir Ihren konkreten Fall durch.
Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten?
In der Regel ja. Alternativ schalten wir eine zusätzliche Nummer oder lassen den Assistenten erst übernehmen, wenn nach mehreren Klingeltönen niemand abhebt.
Was passiert bei komplizierten Anliegen?
Der Assistent leitet weiter oder nimmt den Rückrufwunsch mit allen Details auf. Ihr Team sieht das Transkript und ruft informiert zurück — ohne dass der Kunde alles wiederholen muss.
Kann der Assistent auch selbst anrufen?
Ja, etwa für Terminerinnerungen oder Rückfragen. Bei werblichen Anrufen gelten die Einwilligungspflichten nach § 7 UWG — bei Verbrauchern ist eine ausdrückliche vorherige Einwilligung nötig.
Welche Sprachen kann er?
Über 20, darunter Deutsch, Englisch, Arabisch und Türkisch. Er erkennt die Sprache des Anrufers und wechselt selbstständig.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nur wenn Sie das wünschen und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind — inklusive Hinweis zu Beginn des Gesprächs. Für Transkripte und Zusammenfassungen ist keine Audioaufzeichnung nötig.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der Ablauf hängt vom Umfang ab: Wissensdatenbank aufbauen, Kalender anbinden, Gesprächsführung testen. Wir gehen erst live, wenn die Antworten in Testgesprächen sitzen.
Hören, wie Ihr Telefonassistent klingt
Im kostenlosen Strategiegespräch spielen wir typische Anrufe Ihres Betriebs durch — und Sie entscheiden danach, ob es passt.
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